Escalando operaciones globales con la transformación de Jira Cloud: la historia de Kaizen Gaming

Descubre cómo Adaptavist ayudó a esta empresa de tecnología en rápido crecimiento en el sector del iGaming a migrar 3 millones de tickets a Jira Cloud sin interrupciones.

Sobre Kaizen Gaming

Kaizen Gaming es más que una simple empresa tecnológica. Es un negocio en rápido crecimiento en el sector del iGaming. Operando en varios continentes, atienden a una base global de jugadores en una industria altamente competitiva y con una política de tolerancia cero a los errores. En el momento de su transición a la nube, Kaizen Gaming también estaba contratando a muchos profesionales, por lo que requería una infraestructura de nivel empresarial capaz de seguir el ritmo de un crecimiento rápido y sostenido.

Sector: iGaming, juego online

Número de empleados: más de 3000

Solución: Jira Cloud

El reto

Una infraestructura bajo presión

Con empleados nuevos incorporándose cada mes, Kaizen Gaming se estaba quedando rápidamente sin capacidad en su infraestructura local de Jira. Las caídas recurrentes, las actualizaciones manuales lentas y la incompatibilidad de los complementos generaban obstáculos operativos y apagones generalizados, poniendo en riesgo algunos procesos empresariales esenciales. Kaizen Gaming sabía que esto era insostenible en una industria competitiva que exige rapidez y fiabilidad.

La necesidad de una única fuente de verdad

Tenían la intención de establecer una plataforma única de confianza para toda la información de la empresa, pero la configuración de las instalaciones no la soportaba.

Una migración a la nube sin margen de errores

La migración de este proyecto fue sumamente compleja debido a las restricciones operativas. Los principales usuarios de Jira de Kaizen Gaming, los equipos globales de Atención al Cliente y Operaciones, que trabajan las 24 horas del día, los 7 días de la semana, todos los días del año, no podían disponer de tiempo inactivo por mantenimiento. La pérdida de datos era inaceptable. Una tarea importante consistió en migrar 3 millones de tickets de un solo departamento en un fin de semana, manteniendo las operaciones en marcha.

Deseo de cambio

Además de la complejidad técnica, Kaizen Gaming enfrentó un reto humano importante. Muchos empleados encontraban frustrante la infraestructura local de Jira. La plantilla, grande y distribuida globalmente, demandaba un cambio y tenía altas expectativas puestas en el nuevo sistema. Una variable crítica era el tiempo que tardaría la plantilla en aceptarlo, algo mucho menos controlable que la propia migración técnica.

La solución

Migrar a la nube no se limitó a trasladar activos. También fue una oportunidad para repensar cómo las herramientas y los procesos de Kaizen Gaming podrían funcionar mejor, ahora y en el futuro. Donde la plataforma original tenía limitaciones, Adaptavist colaboró con Kaizen Gaming para reinventar esos flujos de trabajo en un entorno nativo en la nube, creando soluciones a medida que mejoraran el entorno existente.

Un enfoque por fases centrado en la complejidad y la capacidad.

Adaptavist implementó un enfoque en cinco fases, empezando por los equipos más sencillos y avanzando a los más complejos. Una vez que el equipo técnico de Kaizen Gaming estuvo familiarizado con Jira, fue el primero en migrar, lo que permitió validar y perfeccionar el método antes de extenderlo a equipos con mayor complejidad operativa. Para la planificación de las fases se tuvieron en cuenta las diferentes zonas horarias y la estacionalidad, evitando periodos de alta demanda para minimizar las interrupciones.

Mantener la velocidad de crucero

Garantizamos un tiempo de actividad constante, 24 horas al día, todos los días de la semana, realizando actualizaciones con un tiempo de inactividad mínimo o nulo. Cuando encontrábamos lagunas en la documentación, ayudábamos a definir la propiedad del proceso rastreando a los últimos responsables y reconstruyendo las cadenas de responsabilidad, asegurando que nada se pasara por alto y que cada activo estuviera debidamente registrado durante la migración.

Translating the past, building for the future

Adaptavist colaboró con los equipos de Kaizen Gaming para migrar los flujos de trabajo de Atención al Cliente, que a menudo eran manuales, a la nueva infraestructura en la nube, garantizando la continuidad operativa. Esta transformación también supuso una oportunidad para optimizar los procesos, aprovechando el diseño mejorado de la plataforma en la nube y logrando una mayor eficiencia.

Impulsar la adopción a través de embajadores y el intercambio de conocimientos

Para abordar directamente el desafío cultural, lanzamos un programa interno de embajadores. Los primeros en adoptar las nuevas formas de trabajo se convirtieron en sus defensores, compartiendo experiencias positivas y apoyando la formación de sus colegas. Esta transferencia constante de conocimientos aseguró que los equipos de Kaizen Gaming desarrollaran conocimiento y confianza en Jira, acelerando la adopción de la nueva plataforma.

El equipo de Adaptavist abordó el proyecto como si formara parte de Kaizen Gaming, no solo como si trabajara para nosotros. El alto nivel de confianza y compromiso demostrado fue muy notable.

Charis Christoforidis

Gerente de Sistemas Internos y Herramientas, Kaizen Gaming

Resultados

La adopción exitosa de la nube ha transformado las operaciones comerciales de Kaizen Gaming, proporcionando una base escalable para el crecimiento futuro y estableciendo una fuente de verdad.

Al abordar el proyecto como una transformación, optimizando y transformando los procesos en lugar de simplemente migrar datos, Kaizen Gaming ha revolucionado por completo la forma en que entrega el trabajo.

Ahorro de aproximadamente 350.000 € gracias a la consolidación de herramientas.

Tres millones de tickets migrados a un solo departamento en un fin de semana.

Tiempo de inactividad casi nulo logrado en operaciones globales las 24 horas al día, todos los días

Escalabilidad para soportar un crecimiento rápido en el presente y en el futuro

Mayor aceptación, adopción y colaboración internas de los usuarios

Mejora de las capacidades mediante las integraciones y las automatizaciones

¿Qué es lo siguiente?

Actualmente, con su entorno de Atlassian en la nube y formando parte de las operaciones diarias, el siguiente paso inmediato de Kaizen Gaming es la gobernanza. Esto implicará la gestión y administración de proyectos, la definición de controles de acceso para la seguridad interna y el establecimiento de límites en Jira.

Los esfuerzos y la dedicación excepcionales mostrados por Adaptavist han sido notables, como siempre. Todo el equipo ofreció la mejor solución posible y valoramos mucho la sensación de seguridad que nos transmitía delegar tareas, confiando en que los miembros del equipo cumplirían sus responsabilidades. El intercambio de conocimientos a lo largo del proyecto también fue muy beneficioso.