Scaling global operations through Jira Cloud transformation: The Kaizen Gaming story
See how Adaptavist helped this hyper-growth iGaming tech company to migrate 3 million tickets to Jira Cloud with zero disruption.
Über Kaizen Gaming
Kaizen Gaming ist mehr als nur ein Technologieunternehmen – es ist ein rasant wachsendes Powerhouse im iGaming-Sektor. Das Unternehmen ist auf mehreren Kontinenten aktiv und bedient eine globale Spielerbasis in einer hart umkämpften Branche, die keine Fehler verzeiht. Zum Zeitpunkt des Wechsels in die Cloud stellte Kaizen Gaming zudem in hohem Tempo neue Mitarbeiter ein. Daher benötigten sie eine Infrastruktur auf Enterprise-Niveau, die mit ihrem schnellen und dauerhaften Wachstum Schritt halten konnte.
Branche: GameTech
Mitarbeiteranzahl: 3000+
Lösung: Jira Cloud
Die Herausforderung
Eine Infrastruktur am Limit
Da jeden Monat viele neue Mitarbeitende hinzukamen, wuchs Kaizen Gaming schnell aus seiner On-Premises-Jira-Umgebung heraus. Wiederkehrende Ausfallzeiten, langsame manuelle Upgrades und mangelnde Plugin-Kompatibilität führten zu operativen Verzögerungen und weitreichenden Systemausfällen, die einige wesentliche Geschäftsprozesse gefährdeten. Kaizen Gaming war klar, dass dies in einer wettbewerbsintensiven Branche, die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit verlangt, nicht tragbar war.
Der Bedarf an einer „Single Source of Truth
Das Ziel war es, eine einzige, vertrauenswürdige Plattform für alle Unternehmensinformationen zu schaffen, doch die bestehende On-Premises-Struktur hatte Mühe, diese Vision zu unterstützen.
Ein Wechsel in die Cloud ohne Spielraum für Fehler
Die Migration war aufgrund operativer Einschränkungen extrem komplex. Die Hauptnutzer von Jira bei Kaizen Gaming – die globalen Kundenservice- und Operation-Teams, die rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr im Einsatz sind – konnten sich kein Wartungsfenster leisten. Datenverlust war absolut inakzeptabel. Eine der größten Aufgaben bestand darin, 3 Millionen Tickets für eine einzige Abteilung innerhalb eines einzigen Wochenendes zu migrieren – und das alles bei laufendem Betrieb.
Der Wunsch nach Veränderung
Neben der technischen Komplexität stand Kaizen Gaming vor einer bedeutenden menschlichen Herausforderung. Viele Mitarbeitende empfanden die Nutzung der bestehenden On-Premises-Jira-Umgebung als frustrierend. Diese große, global verteilte Belegschaft wusste, dass sich etwas ändern musste, und setzte große Hoffnungen in das neue System. Doch wie schnell die Leute es annehmen würden, war eine kritische Variable – und weit weniger steuerbar als die technische Migration selbst.
Die Lösung
Beim Wechsel in die Cloud ging es nie nur um ein einfaches „Lift and Shift“; es war die Chance, neu zu überlegen, wie die Tools und Prozesse von Kaizen Gaming heute und in Zukunft besser funktionieren könnten. Wo die ursprüngliche Plattform an ihre Grenzen stieß, arbeitete Adaptavist Seite an Seite mit Kaizen Gaming zusammen, um diese Workflows für eine Cloud-native Umgebung neu zu konzipieren. Dabei wurden maßgeschneiderte Lösungen entwickelt, die das Bestehende nicht einfach nur kopierten, sondern gezielt verbesserten.
A phased approach built around complexity and capacity
Adaptavist implemented a five-phase approach, beginning with the most straightforward teams through to the most complex. Already well-versed in Jira, Kaizen Gaming’s Tech team were the first to migrate, allowing the approach to be validated and refined before rolling out to more operationally complex teams. Phase scheduling was also aligned with different time zones and seasonality, avoiding high-demand periods to minimise disruption.
Keeping the engine running mid-flight
We guaranteed 24/7 uptime by executing updates with minimal or zero downtime. Where documentation gaps existed, we helped map ownership by tracing the last editors and reconstructing accountability chains, ensuring nothing was missed and that every single asset was accounted for during the move.
Translating the past, building for the future
Adaptavist partnered with Kaizen Gaming's teams to migrate existing, often manual, on-premise Customer Service workflows to the new cloud infrastructure, guaranteeing continuous operation. This transformation also provided an opportunity to streamline processes by leveraging the cloud platform's improved design for greater efficiency.
Driving adoption through ambassadors and knowledge sharing
To address the cultural challenge head-on, we launched an internal ambassador programme. Early adopters quickly became advocates, sharing positive experiences and supporting colleagues' training. This consistent knowledge transfer ensured Kaizen Gaming's teams built genuine capability and confidence in the new Jira product, accelerating adoption of the new platform.
Das Team von Adaptavist hat das Projekt so angegangen, als ob sie ein Teil von Kaizen Gaming wären und nicht nur für uns arbeiten würden. Das hohe Maß an Vertrauen und Engagement, das sie gezeigt haben, war wirklich bemerkenswert.
Charis Christoforidis
Internal Systems & Tools Manager, Kaizen Gaming
Ergebnisse
Die erfolgreiche Cloud-Einführung hat die Geschäftsabläufe von Kaizen Gaming transformiert, ein skalierbares Fundament für zukünftiges Wachstum geschaffen und eine unternehmensweit genutzte „Source of Truth“ etabliert.
Indem das Projekt als echte Cloud-Transformation angegangen wurde – bei der Wege zur Optimierung und Umgestaltung von Prozessen gesucht wurden, anstatt lediglich Daten zu migrieren –, hat Kaizen Gaming die Art und Weise, wie Arbeit geleistet wird, grundlegend weiterentwickelt.
~€350K Kosteneinsparungen durch Tool-Konsolidierung erzielt
Drei Millionen Tickets für eine einzige Abteilung an einem einzigen Wochenende migriert
Nahezu null Ausfallzeiten bei globalem 24/7-Betrieb erreicht
Skalierbarkeit zur Unterstützung von schnellem Wachstum – heute und in der Zukunft
Gesteigerte Akzeptanz, schnellere Einführung und verbesserte Zusammenarbeit der internen Nutzenden
Erweiterte Funktionen durch Integrationen und Automatisierung
Was kommt als Nächstes?
Da die Atlassian-Umgebung nun in der Cloud und fester Bestandteil des Arbeitsalltags ist, ist der nächste unmittelbare Schritt für Kaizen Gaming das Thema Governance. Dazu gehören das Projektmanagement und die Administration, die Festlegung von Zugriffskontrollen für die interne Sicherheit sowie die Etablierung von „Jira Guardrails“ (Leitplanken für die Nutzung).
Der außergewöhnliche Einsatz und die Hingabe, die Adaptavist gezeigt hat, waren – wie immer – wirklich bemerkenswert. Das gesamte Team blieb darauf fokussiert, die bestmögliche Lösung zu liefern. Wir haben es sehr geschätzt, wie sicher wir uns bei der Delegation von Aufgaben gefühlt haben, im vollen Vertrauen darauf, dass die Teammitglieder ihre Verantwortung gewissenhaft übernehmen. Auch der Wissensaustausch während des gesamten Projekts war für uns von großem Nutzen.
Charis Christoforidis
Internal Systems & Tools Manager, Kaizen Gaming