La transformación de la gestión de la Silver School of Social Work de la NYU

Descubre cómo Adaptavist y ScriptRunner ayudaron a una facultad líder en trabajo social a reemplazar un sistema envejecido por una solución de gestión escalable y en la nube con monday.com.

Sobre la Silver School of Social Work

La Silver School of Social Work de la NYU es un importante centro de formación para profesionales del trabajo social, con cursos de grado, máster y doctorado. Fundado en 1960, destaca por su excelencia, su firme compromiso con la justicia social y su innovador enfoque docente. Ha formado a más de 20. 000 profesionales del trabajo social.

Industria: Educación

Herramientas implementadas: monday.com y ScriptRunner Connect

Sede central: Nueva York

Estudiantes totales: más de 900

Resumen

Con la gestión de 900 matrículas estudiantiles al año, NYU Silver estaba atrapada en un ciclo de introducción manual de datos, tecnología obsoleta y dificultades internas. Su sistema actual, con 20 años de antigüedad, obligaba al personal a descargar, renombrar y volver a cargar manualmente miles de documentos cada semestre, lo que suponía meses de trabajo administrativo. Sin acceso remoto y dependientes de un único proveedor que impedía realizar actualizaciones básicas, sabían que había llegado el momento de una transformación digital completa.

Adaptavist se asoció con NYU Silver para diseñar e implementar una solución en la nube con monday.com, que se integró a la perfección con su sistema de información de estudiantes mediante la plataforma de integración ScriptRunner Connect. El resultado fue una única fuente de información que automatizó los flujos de trabajo, eliminó fricciones para los estudiantes y los socios de la comunidad y liberó al equipo de tareas operativas, para que se centrara en labores más estratégicas.

Requisitos de un vistazo

Una solución escalable y segura en la nube

La capacidad del equipo para hacer cambios rápidos independientemente, sin avisar a un superior

Automatización de los flujos de trabajo para reducir esfuerzos manuales

La capacidad de integrar datos entre la nueva solución y el antiguo sistema de información de alumnos de la universidad

Una solución de integración flexible y basada en código para satisfacer los requisitos empresariales

Una mejor experiencia de uso de los alumnos y los socios comunitarios

El reto

Un sistema heredado sin flexibilidad

El anterior sistema de matrículas estudiantiles del NYU Silver estaba empezando a afectar gravemente a la productividad del equipo. Solo se podía acceder a la base de datos desde los ordenadores del trabajo, lo que supuso un obstáculo adicional durante la pandemia y siguió siendo un problema para el personal que trabajaba a tiempo parcial de forma remota. Los estudiantes y socios tenían que lidiar con portales poco intuitivos a los que no se podía acceder desde dispositivos móviles y que bloqueaban el acceso de los usuarios con frecuencia.

Pero el verdadero coste era invisible: la carga administrativa que consumía una cantidad extraordinaria de tiempo del personal. Cada semestre, el equipo de operaciones se veía obligado a descargar manualmente miles de formularios de evaluación y cuestionarios, renombrar cada archivo por separado y volver a subirlos. El personal también dedicaba semanas a introducir manualmente múltiples datos en hojas de cálculo, ya que el sistema existente no podía generar informes útiles.

La frustrante dependencia de un único proveedor y la deuda técnica

El equipo tampoco tenía control sobre su propio sistema. Cuando el departamento cambió de nombre, algo tan sencillo como actualizarlo en los formularios se convirtió en una odisea que requería la intervención de un proveedor externo a un coste desorbitado, sin garantía alguna de que los cambios siquiera fueran correctos. Solo podían realizar cambios durante un breve periodo al año, e incluso las actualizaciones básicas de los formularios de evaluación necesarios para la acreditación resultaban imposibles sin la participación directa del proveedor. Cualquier nuevo sistema también tendría que cumplir con los estándares de seguridad modernos, como la autenticación multifactorial. Adaptarse a las expectativas de seguridad se convirtió en la prioridad, ya que la escuela buscaba que su infraestructura estuviera preparada para el futuro.

Antes siempre íbamos a la deriva; ahora podemos ser proactivos y ni siquiera sé aún lo que eso significa, porque antes no nos habíamos podido permitir el lujo de pensar así.

Meredith O'Boyle

Senior Associate Director en la NYU Silver

Un efecto dominó en los estudiantes y la comunidad

Estas ineficiencias empezaron a generar problemas reales. Las limitaciones del sistema heredado ponían en riesgo la puntualidad de las entrevistas con los alumnos y planteaban dificultades innecesarias. Esto supuso que el equipo de operaciones de la escuela dedicara la mayor parte de su tiempo a resolver problemas del sistema, en lugar de prestar apoyo de forma proactiva a los alumnos y socios.

El punto de no retorno

La gota que colmó el vaso fue cuando el proveedor tradicional anunció sus planes de cerrar el sistema del portal. Al no contar con un sustituto, NYU Silver se enfrentó a una situación complicada. Necesitaban un socio capaz de actuar con rapidez, comprender la complejidad de sus flujos de trabajo y ofrecer una solución que el equipo pudiera aprender a manejar, controlar y modificar por sí mismo en poco tiempo.

illustración de una persona en una nube mirando a un tablero de gestión del trabajo rodeada de apps y herramientas

La solución

El inicio de una alianza estratégica

monday.com se mostró como una herramienta con una gran compatibilidad estratégica y cultural. Conectó a Adaptavist con la NYU Silver, que enseguida se sintió segura de la colaboración.

En la fase de análisis, Adaptavist formuló numerosas preguntas para comprender a fondo los flujos de trabajo fundamentales relacionados con las evaluaciones, los cuestionarios y la elaboración de informes, así como para distinguir entre elementos imprescindibles, deseables y no esenciales.

Somos una escuela de trabajo social. Necesitábamos un socio con conocimientos técnicos que, además, estuviera dispuesto a trabajar con nosotros, unos novatos, sin hacernos sentir estúpidos o incompetentes.

Meredith O'Boyle

Senior Associate Director en la NYU Silver

Construir una fuente única de verdad en la nube

Adaptavist diseñó una solución integral que consolidaba flujos de trabajo fragmentados en un único sistema. La nueva arquitectura incluye diferentes tableros para la evaluación de socios comunitarios, el seguimiento de las matrículas estudiantiles con mapas visuales, los procesos de evaluación y el almacenamiento de todos los datos relevantes en un único lugar accesible. Y lo que es crucial, estudiantes, socios y personal pueden acceder rápidamente a lo que necesitan desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.

Esquivando el reto de la integración con ScriptRunner Connect

Una de las exigencias más complejas del proyecto fue integrar monday.com con el sistema de información estudiantil heredado de la universidad, una tarea que requirió una coordinación cuidadosa con el departamento central de informática de la universidad. Adaptavist utilizó ScriptRunner Connect para construir su capa de integración con una API. Como plataforma de integración como servicio (iPaaS), permite a las organizaciones crear, gestionar y escalar integraciones entre sistemas, aplicaciones y fuentes de datos. Su flexibilidad y capacidad para manejar casos de uso complejos la convirtieron en la solución perfecta. El conector genérico de ScriptRunner Connect facilitó la sincronización de datos entre sistemas, extrayendo automáticamente horarios de clases, información de contacto y otros datos críticos, en lugar de requerir entrada manual. Esto la convierte en una solución ideal para integrar datos entre sistemas heredados y plataformas modernas como monday.com, ahorrando un tiempo de desarrollo considerable en comparación con las integraciones desde cero.

Automatización sin demasiada ingeniería complicada

Un principio clave en este proyecto fue encontrar el equilibrio entre la automatización y la supervisión humana. Por eso, Adaptavist diseñó flujos de trabajo inteligentes para automatizar tareas repetitivas, preservando los puntos de contacto críticos. Por ejemplo, cuando los posibles socios comunitarios completan un cuestionario de evaluación, el sistema enruta automáticamente las organizaciones preaprobadas a los coordinadores para que los contacten. Pero no automatiza por completo esa conversación, lo que permite que los coordinadores de la universidad se centren en optimizar el contacto entre personas.

Devolviendo el control

NYU Silver ahora tiene plena autonomía. El personal puede modificar los formularios a través de un enlace. El equipo también puede actualizar los flujos de trabajo y realizar cambios de inmediato. Adaptavist entregó documentación exhaustiva de los flujos de trabajo, garantizando que el conocimiento institucional permaneciese accesible incluso si los miembros del equipo abandonan sus puestos. La interfaz visual, codificada por colores, hace que la información sea accesible e intuitiva: los coordinadores pueden filtrar su carga de casos, ver las ubicaciones de las prácticas en un mapa y encontrar información de los estudiantes sin necesidad de descargar enormes archivos de Excel y ordenar manualmente los datos históricos.

Los resultados

Una transformación que ya está causando impacto

El impacto de la transformación ya es evidente. El personal dispone ahora de más tiempo para tareas estratégicas, las relaciones con la comunidad se están fortaleciendo y el éxito inicial de la implementación está despertando interés en toda la universidad. El equipo central de TI está explorando la posibilidad de desplegar monday.com en otras facultades, con NYU Silver como proyecto piloto.

Además, NYU Silver cuenta con el apoyo de Adaptavist y la escalabilidad de ScriptRunner Connect para garantizar una mejora continua y un éxito sostenido. En contraste con el sistema heredado original, ahora disponen de una plataforma segura y escalable, con autenticación multifactor y la flexibilidad para evolucionar conforme cambien las necesidades.

Gestión de matrículas optimizada para más de 900 estudiantes cada semestre

Eliminación de entradas manuales que llevarían meses

Un nuevo sistema seguro, escalable e integrado

El socio que lo hizo posible

Cuando se les preguntó si recomendarían Adaptavist, la respuesta fue rotunda: “¡Claro! Todos han sido excelentes en el trabajo y han sabido manejar nuestras numerosas preguntas técnicas. Me sorprendió que entendieran las complejidades de lo que intentábamos hacer y que propusieran una solución viable con ScriptRunner Connect. El equipo ha superado con creces las expectativas.”

Para las organizaciones en situación similar, el consejo de Meredith es sencillo: “No hay un momento perfecto para hacer esto. Todos estamos ocupados. Pero es un gasto de tiempo y energía seguir con un proceso que no funciona. Es mejor invertir tiempo y energía en algo que te devuelva ambos. Y no necesitas ser técnico. Mientras confíes en el socio y hagas las preguntas correctas, lo resolveréis juntos.”

illustración de un socio hablando con un cliente rodeado de flechas continuas

illustración de personas en escaleras construyendo tableros monday

Hablemos de monday.com

Si tienes por delante retos como el de la Silver School of Social Work de la NYU, contáctanos para analizar cómo podemos ayudarte a optimizar tu implementación de monday.com con integraciones, automatizaciones, flujos de trabajo e IA.

Cómo la Silver School of Social Work de la NYU transformó la gestión de 900 alumnos por semestre