Construir una fuente única de verdad en la nube
Adaptavist diseñó una solución integral que consolidaba flujos de trabajo fragmentados en un único sistema. La nueva arquitectura incluye diferentes tableros para la evaluación de socios comunitarios, el seguimiento de las matrículas estudiantiles con mapas visuales, los procesos de evaluación y el almacenamiento de todos los datos relevantes en un único lugar accesible. Y lo que es crucial, estudiantes, socios y personal pueden acceder rápidamente a lo que necesitan desde cualquier dispositivo en cualquier lugar.
Esquivando el reto de la integración con ScriptRunner Connect
Una de las exigencias más complejas del proyecto fue integrar monday.com con el sistema de información estudiantil heredado de la universidad, una tarea que requirió una coordinación cuidadosa con el departamento central de informática de la universidad. Adaptavist utilizó ScriptRunner Connect para construir su capa de integración con una API. Como plataforma de integración como servicio (iPaaS), permite a las organizaciones crear, gestionar y escalar integraciones entre sistemas, aplicaciones y fuentes de datos. Su flexibilidad y capacidad para manejar casos de uso complejos la convirtieron en la solución perfecta. El conector genérico de ScriptRunner Connect facilitó la sincronización de datos entre sistemas, extrayendo automáticamente horarios de clases, información de contacto y otros datos críticos, en lugar de requerir entrada manual. Esto la convierte en una solución ideal para integrar datos entre sistemas heredados y plataformas modernas como monday.com, ahorrando un tiempo de desarrollo considerable en comparación con las integraciones desde cero.
Automatización sin demasiada ingeniería complicada
Un principio clave en este proyecto fue encontrar el equilibrio entre la automatización y la supervisión humana. Por eso, Adaptavist diseñó flujos de trabajo inteligentes para automatizar tareas repetitivas, preservando los puntos de contacto críticos. Por ejemplo, cuando los posibles socios comunitarios completan un cuestionario de evaluación, el sistema enruta automáticamente las organizaciones preaprobadas a los coordinadores para que los contacten. Pero no automatiza por completo esa conversación, lo que permite que los coordinadores de la universidad se centren en optimizar el contacto entre personas.
Devolviendo el control
NYU Silver ahora tiene plena autonomía. El personal puede modificar los formularios a través de un enlace. El equipo también puede actualizar los flujos de trabajo y realizar cambios de inmediato. Adaptavist entregó documentación exhaustiva de los flujos de trabajo, garantizando que el conocimiento institucional permaneciese accesible incluso si los miembros del equipo abandonan sus puestos. La interfaz visual, codificada por colores, hace que la información sea accesible e intuitiva: los coordinadores pueden filtrar su carga de casos, ver las ubicaciones de las prácticas en un mapa y encontrar información de los estudiantes sin necesidad de descargar enormes archivos de Excel y ordenar manualmente los datos históricos.
