X-ELIO centraliza y optimiza la gestión de sus solicitudes internas con Adaptavist
Acompañamos a una empresa global especializada en energías renovables y almacenamiento a centralizar la gestión de las solicitudes internas de distintas áreas de negocio mediante la migración a una plataforma común, su optimización y el uso de IA.
Sobre X-ELIO
X-ELIO es una compañía especializada en el desarrollo de proyectos de energías solar y almacenamiento, con presencia global en España, Italia, Alemania, Estados Unidos, Japón, Australia, Latinoamérica y Oriente Medio. Con 21 años de experiencia y más de 3,5 GW construidos, esta empresa mantiene un firme compromiso con la sostenibilidad.
Datos básicos
Sector: Energías renovables y almacenamiento
Número de empleados: 275
Número de proyectos actuales: +3,5 GW construidos, +1,5 GW de proyectos fotovoltaicos y +1,6 GW de proyectos de almacenamiento en construcción
Número de países donde desarrollan proyectos: 13 países
La situación previa del cliente
Antes de colaborar con Adaptavist, X-ELIO ya utilizaba Jira de forma aislada para parte de su trabajo interdepartamental. A medida que crecían como empresa, se hizo evidente la necesidad de homogeneizar la gestión de solicitudes bajo herramientas compartidas, dejando atrás el uso de correos electrónicos y de hojas de Excel para su gestión interna.
Sin embargo, al empezar a usar las plataformas de Atlassian, identificaron un desafío: necesitaban apoyo técnico para aprovechar todo el potencial de Jira. "Ya partíamos de una herramienta de ticketing, pero con Adaptavist hemos unificado todo en Jira", afirma Marta Llovera, Business Operations and Data IT Manager de X-ELIO. La unificación de los distintos procesos en una única plataforma también les permitió mejorar la visibilidad y trazabilidad de las solicitudes internas.
Ahí es donde Adaptavist los acompañó, analizando sus activos, sistematizándolos en el ecosistema Atlassian y asesorándolos en la optimización de las herramientas que X-ELIO ya utilizaba.
El trabajo conjunto
Cuando empezamos a trabajar con ellos, X-ELIO crecía cada vez más, lo que hacía más compleja la gestión del trabajo interdepartamental. Las solicitudes de servicios llegaban por canales diferentes, lo que en ocasiones obstaculizaba su gestión óptima.
Era importante alinear procesos y sistematizar las peticiones. Y para ello, el primer paso era unificar todos los canales de entrada en una única herramienta: Jira Service Management. Había que migrar todos los activos, históricos, instancias, tickets y procesos de las diversas plataformas anteriores, que eran varias y con diferentes propósitos.
La migración y la unificación fueron heterogéneas. Algunos de esos entornos ya contaban con un cierto nivel de madurez y configuración, pero en otros se partía desde cero. Todo se centralizó en una única plataforma para garantizar la claridad y la unificación de los datos.
El equipo de X-ELIO ya tenía ideas claras sobre cómo realizar la migración, pues estaban familiarizados con el uso de las herramientas de Atlassian. Adaptavist los escuchaba y aportaba su visión experta. La combinación de ambas visiones, la más técnica de Adaptavist y la estratégica de X-ELIO, terminó por optimizar todo el proceso.
La colaboración con Adaptavist nos ha permitido aprovechar sinergias y abrir la puerta a nuevas oportunidades e ideas
Marta Llovera
Business Operations and Data IT Manager, X-ELIO
Para facilitar al máximo la migración, los nuevos portales y flujos de trabajo se diseñaron replicando los entornos anteriores, de modo que los profesionales se adaptaran lo más rápido posible al nuevo entorno. "Son detalles que siempre acaban complementando con un paso más allá", dice Marta.
Adaptavist aportó su conocimiento técnico experto para simplificar el trabajo en equipo sin comprometer la rigurosidad de los procesos y protocolos de X-ELIO. Buscaban acompañar a la empresa y simplificar al máximo la transición, sin sacrificar la operatividad ni las funcionalidades.
Marta Llovera, prevé que la optimización de las herramientas de Atlassian aportará grandes beneficios a largo plazo gracias a la migración y a la nueva gestión del departamento. Ahora disponen de una visibilidad más completa sobre los medios físicos y digitales del equipo IT de la empresa, lo que facilita la resolución de tickets y mejora la eficiencia en el control de las licencias.
Un trabajo que evoluciona según las necesidades del cliente
El trabajo entre Adaptavist y X-ELIO está en constante evolución, abarcando nuevas iniciativas a medida que la empresa escala y requiere apoyo especializado.
La optimización de la gestión implica personalizar los entornos de trabajo de los profesionales de X-ELIO a través de sus propuestas de cambio y mejora. Y explotar las capacidades adicionales de las licencias que aún no se habían aprovechado. Esto impactará positivamente en el día a día de unos 100 usuarios de la plataforma.
Adaptavist y X-ELIO se han enfrentado a diversos desafíos en su camino conjunto, pero han podido sortearlos todos. La migración de grandes volúmenes de datos no estuvo exenta de complejidad, y la implementación de automatizaciones con IA también presentó retos técnicos que se resolvieron con gran agilidad gracias a la proactividad del equipo.
El equipo Adaptavist ha sido altamente eficiente en la optimización y automatización del proceso
Marta Llovera
Business Operations and Data IT Manager, X-ELIO
El futuro es IA
Pero el trabajo de Adaptavist con X-ELIO no termina tras la migración y la optimización en la gestión de activos y peticiones de servicio. Adaptavist quiere seguir a su lado conforme la empresa de energías renovables escala, garantizando que sus procesos internos no supongan ninguna complejidad para los profesionales de X-ELIO, ni un freno para sus labores diarias.
Los siguientes pasos estarán marcados por la IA. X-ELIO está aplicando Atlassian Rovo para optimizar sus herramientas existentes mediante la automatización de ciertos procesos operativos, como el resumen de las interacciones en los tickets, el envío de notificaciones o la clasificación de pedidos comerciales.
Esta funcionalidad se está implementando en los equipos de la sede central como fase inicial, con la intención de expandirla a las demás regiones donde opera la compañía. "Creo que es un valor añadido bastante grande y, si sigue evolucionando al mismo nivel, se podrá utilizar para muchos procesos adicionales”, añade Marta Llovera, Business Operations and Data IT Manager de X-ELIO.
De este modo, Adaptavist ha acompañado proactivamente a X-ELIO en su evolución tecnológica; una alianza sólida enfocada en el presente y con la vista puesta en el futuro para transformar el día a día de sus profesionales.
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