X-ELIO centralizza e ottimizza la gestione delle richieste interne con Adaptavist
Abbiamo affiancato un’azienda globale specializzata nelle energie rinnovabili e nei sistemi di accumulo nel centralizzare la gestione delle richieste interne provenienti da diverse aree di business, attraverso la migrazione a una piattaforma comune, la sua ottimizzazione e l’utilizzo dell’IA.
A proposito di X-ELIO
X-ELIO è un’azienda specializzata nello sviluppo di progetti nel settore dell’energia solare e dell’accumulo, con una presenza globale in Spagna, Italia, Germania, Stati Uniti, Giappone, Australia, America Latina e Medio Oriente. Con 21 anni di esperienza e oltre 3.5 GW costruiti, questa azienda leader a livello mondiale è fortemente impegnata nella sostenibilità.
Dati principali
Settore: Energie rinnovabili e accumulo
Numero di collaboratori: 275
Numero di progetti attuali: +3,5 GW construiti, +1,5 GW di progetti fotovoltaici e +1,6 GW di progetti di accumulo in costruzione
Numero di paesi dove si sviluppano i progetti: 13
La situazione iniziale del cliente
Prima di collaborare con Adaptavist, X-ELIO utilizzava già Jira in modo isolato per parte del proprio lavoro interdipartimentale. Con la crescita dell’azienda, è emersa chiaramente la necessità di uniformare la gestione delle richieste attraverso strumenti condivisi, superando l’uso di e-mail e fogli Excel per la gestione interna.
Tuttavia, iniziando a utilizzare le piattaforme Atlassian, hanno individuato una sfida: avevano bisogno di supporto tecnico per sfruttare appieno il potenziale di Jira. «Partivamo già da uno strumento di ticketing, ma con Adaptavist abbiamo unificato tutto in Jira», afferma Marta Llovera, Business Operations and Data IT Manager di X-ELIO. L’unificazione dei diversi processi in un’unica piattaforma ha inoltre migliorato la visibilità e la tracciabilità delle richieste interne.
È qui che Adaptavist li ha affiancati, analizzando i loro asset, strutturandoli all’interno dell’ecosistema Atlassian e supportandoli nell’ottimizzazione degli strumenti che X-ELIO già utilizzava.
Il lavoro congiunto
Quando abbiamo iniziato a collaborare X-ELIO era in forte crescita, il che rendeva più complessa la gestione del lavoro interdipartimentale. Le richieste di servizio arrivavano attraverso canali diversi, e questo in alcuni casi ne ostacolava una gestione ottimale.
Era importante allineare i processi e sistematizzare le richieste. Per farlo, il primo passo era unificare tutti i canali di ingresso in un unico strumento: Jira Service Management. Era necessario migrare tutti gli asset, gli storici, le istanze, i ticket e i processi dalle diverse piattaforme precedenti, che erano molteplici e con finalità differenti.
La migrazione e l’unificazione sono state eterogenee. Alcuni di questi ambienti presentavano già un certo livello di maturità e configurazione, mentre in altri si partiva da zero. Tutto è stato centralizzato in un’unica piattaforma per garantire chiarezza e uniformità dei dati.
Il team di X-ELIO aveva già idee chiare su come realizzare la migrazione, poiché aveva familiarità con l’utilizzo degli strumenti Atlassian. Adaptavist li ha ascoltati, apportando al contempo la propria visione esperta. La combinazione di entrambi i punti di vista (quello più tecnico di Adaptavist e quello strategico di X-ELIO) ha infine permesso di ottimizzare l’intero processo.
La collaborazione con Adaptavist ci ha permesso di sfruttare le sinergie e aprire la strada a nuove opportunità e idee
Marta Llovera
Business Operations and Data IT Manager, X-ELIO
Per facilitare al massimo la migrazione, i nuovi portali e workflow sono stati progettati replicando gli ambienti precedenti, in modo da consentire ai professionisti di adattarsi il più rapidamente possibile al nuovo contesto. «Sono dettagli che finiscono sempre per aggiungere quel qualcosa in più», afferma Marta.
Adaptavist ha messo a disposizione la propria competenza tecnica per semplificare il lavoro di squadra senza compromettere il rigore dei processi e dei protocolli di X-ELIO. L’obiettivo era affiancare l’azienda e rendere la transizione il più semplice possibile, senza sacrificare operatività né funzionalità.
Marta Llovera prevede che l’ottimizzazione degli strumenti Atlassian porterà grandi benefici nel lungo periodo grazie alla migrazione e al nuovo modello di gestione del dipartimento. Oggi dispongono di una visibilità più completa sulle risorse fisiche e digitali del team IT aziendale, un aspetto che facilita la risoluzione dei ticket e migliora l’efficienza nel controllo delle licenze.
Un percorso che evolve seguendo le necessità del cliente
Il lavoro tra Adaptavist e X-ELIO è in costante evoluzione e comprende nuove iniziative man mano che l’azienda cresce e richiede un supporto specializzato.
L’ottimizzazione della gestione passa attraverso la personalizzazione degli ambienti di lavoro dei professionisti di X-ELIO, sulla base delle loro proposte di cambiamento e miglioramento, nonché attraverso la valorizzazione delle funzionalità aggiuntive delle licenze che non erano ancora state sfruttate. Questo avrà un impatto positivo sulle attività quotidiane di circa 100 utenti della piattaforma.
Adaptavist y X-ELIO si sono trovati ad affrontare diverse sfide nel loro percorso congiunto, ma sono riusciti a superarle tutte. La migrazione di grandi volumi di dati non è stata priva di complessità, e anche l’implementazione di automazioni basate sull’AI ha presentato difficoltà tecniche, risolte con grande agilità grazie alla proattività del team.
Il team Adaptavist è stato davvero efficiente nell’ottimizzazione e automatizzazione del processo
Marta Llovera
Business Operations and Data IT Manager, X-ELIO
Il futuro sarà incentrato sull' IA
Ma il lavoro di Adaptavist con X-ELIO non si conclude con la migrazione e l’ottimizzazione della gestione degli asset e delle richieste di servizio. Adaptavist desidera continuare ad affiancare l’azienda nel suo percorso di crescita, assicurando che i processi interni non rappresentino una complessità per i professionisti di X-ELIO né un ostacolo alle loro attività quotidiane.
I prossimi passi saranno guidati dall’IA. X-ELIO sta adottando Atlassian Rovo per ottimizzare gli strumenti già in uso attraverso l’automazione di alcuni processi operativi, come il riepilogo delle interazioni nei ticket, l’invio di notifiche o la classificazione delle richieste commerciali.
Questa funzionalità viene implementata in una fase iniziale presso i team della sede centrale, con l’intenzione di estenderla successivamente alle altre regioni in cui opera l’azienda. «Credo che rappresenti un valore aggiunto molto importante e, se continuerà a evolversi allo stesso ritmo, potrà essere utilizzata per molti altri processi», aggiunge Marta Llovera, Business Operations and Data IT Manager di X-ELIO.
In questo modo, Adaptavist ha accompagnato proattivamente X-ELIO nel suo percorso di evoluzione tecnologica: una partnership solida, focalizzata sul presente e con lo sguardo rivolto al futuro, per trasformare il lavoro quotidiano dei suoi professionisti.
Ti accompagniamo nell'ottimizzazione della gestione del tuo business
Contatta i nostri esperti con un solo click