Cómo optimizamos la estrategia agile de la Fundación Hogar Sí
La entidad sin ánimo de lucro HOGAR SÍ, la cual trabaja bajo un marco agile, necesitaba contar con una herramienta que facilitara el seguimiento de la estrategia y su consecuente Plan Operativo de manera continua. Para ello, decidió usar los servicios de un proveedor de soluciones como Adaptavist, especializado en asesorar a organizaciones para que mejoren la gestión de sus proyectos.
Introducción - sobre Hogar Sí
HOGAR SÍ es una fundación que trabaja para que ninguna persona viva en la calle con un enfoque innovador. Como entidad social, tiene muy en cuenta la transparencia y rendición de cuentas.
Datos básicos y descriptivos del cliente
Sector: Tercer sector / ONG
Número de empleados: 273
Promedio de beneficiarios de la fundación: 3.392
Número de proyectos en 2024: 142
Herramientas implementadas: Jira, Structure, Trello
El reto
Desde HOGAR SÍ necesitaban dar un impulso a su transformación digital. La organización seguía los principios Agile, pero sentían que las herramientas que estaban usando para su desarrollo y seguimiento estratégico se quedaban cortas. Estas herramientas servían correctamente para las tareas diarias, a nivel operativo, pero no satisfacían la puesta en marcha de una estrategia estructural y su seguimiento enmarcado en el nivel de desarrollo de agilidad que ya tenía la entidad.
El equipo conoció a Adaptavist en un evento de la Asociación Agile Spain, en Madrid. Necesitaban un proveedor de soluciones que les escuchase activamente y que se adaptara a las peculiaridades que tiene HOGAR SÍ como entidad del tercer sector para utilizar sus herramientas estratégicas. Después de varias conversaciones, sintieron que Adaptavist se podía adaptar bien a sus necesidades.
"Necesitábamos un proveedor que tuviera apertura de mente en cómo usar Jira no sólo como herramienta operativa sino que nos facilitase una visión y seguimiento global del cumplimiento de nuestra estrategia”
Vanesa Cenjor
Directora de Agilidad de HOGAR SÍ
Empezamos a trabajar con HOGAR SÍ en un momento en que cada equipo tenía su propia forma de gestionar sus tareas, pero carecían de una gestión conjunta y unificada de los proyectos. Si unificaban la gestión de los proyectos y estandarizaban los procesos, todos los empleados se iban a beneficiar colectivamente del trabajo particular de cada departamento, optimizando así al máximo la gestión interna de los proyectos.
Habiendo identificado esto, nos pusimos a trabajar conjuntamente para preparar una estrategia conjunta que siguiese los preceptos de la metodología Agile y se adaptara a sus circunstancias y necesidades
La solución
Lo primero que hicimos con HOGAR SÍ fue entender sus metas de transformación digital. Sabíamos que querían evolucionar, pero necesitábamos saber a dónde querían llegar para acompañarlos hacia la excelencia.
El equipo consideraba que debía cambiar el conjunto de herramientas que había usado hasta la fecha y mejorar la gestión conjunta de los proyectos que estaban llevando a cabo simultáneamente.
Una vez hecho el análisis y entendiendo sus necesidades, desarrollamos estas soluciones:
Sustitución de herramientas: Internamente, necesitaban usar software más ágiles y adaptados a sus objetivos. Antes de trabajar con Adaptavist, en HOGAR SÍ utilizaban Microsoft Planner. Bajo nuestra asesoría, sustituyeron esta herramienta por Jira Software, la cual considerábamos que se podía acoplar mejor a los principios Agile de la entidad.
Jira ha abierto al equipo a nuevas formas de documentar y conectar con su trabajo, a través de tableros y Sprints ágiles. Mejora el registro y la transparencia de las tareas conjuntas, las asignaciones o las dependencias.
Jira ha abierto al equipo a nuevas formas de documentar y conectar con su trabajo, a través de tableros y Sprints ágiles. Mejora el registro y la transparencia de las tareas conjuntas, las asignaciones o las dependencias.
Optimización y potenciación de roles Agile: Se hizo especial foco con los/las profesionales del equipo que desarrollaban tareas ágiles, como el Product Owner o el Scrum Master, optimizando su rol para las tareas que les iba a requerir la nueva estrategia.
Les asesoramos en el uso de las nuevas herramientas desplegadas y ganaron control sobre las tareas estratégicas, ganando así capacidad para afrontar los retos que llegarían con su transformación digital.
Les asesoramos en el uso de las nuevas herramientas desplegadas y ganaron control sobre las tareas estratégicas, ganando así capacidad para afrontar los retos que llegarían con su transformación digital.
Centralización de información: Creamos un portfolio de proyectos que unificase la información conjunta. De esta manera, los departamentos tenían un canal para el intercambio y el almacenamiento de información, mejorando la transparencia y la comunicación intradepartamental.
En el portfolio centralizamos todo, de modo que todos los equipos pueden aportar su visión, consultar en qué estado se encuentra un proyecto en concreto y comprender mejor las dependencias entre proyectos.
La centralización permitió que los proyectos se alineasen más con la estrategia de la organización, solucionando uno de los mayores retos que la organización había identificado antes de trabajar con Adaptavist.
En el portfolio centralizamos todo, de modo que todos los equipos pueden aportar su visión, consultar en qué estado se encuentra un proyecto en concreto y comprender mejor las dependencias entre proyectos.
La centralización permitió que los proyectos se alineasen más con la estrategia de la organización, solucionando uno de los mayores retos que la organización había identificado antes de trabajar con Adaptavist.
Implementación de la metodología OKR: La entidad venía trabajando con la metodología OKR para el despliegue de la estrategia y el plan operativo. OKR responde a las siglas en inglés de “Objetivos y Resultados Clave”, y es un método colaborativo de gestión del trabajo propio de la filosofía Agile. Como su propio nombre indica, se basa en objetivos (cualitativos, aspiracionales y largoplacistas) y en resultados clave (prácticos, concretos y medibles) para medir los resultados.
Establecer unos OKR es como observar una brújula que te indica la dirección a seguir. Para llegar a la meta final, todos los departamentos y equipos deben trabajar unidos. La información centralizada de los proyectos, la comprensión de sus dependencias y las perspectivas que aportan cada uno de los profesionales optimizan los resultados finales.
La adaptación y ajustes realizados en Jira para reflejar esta metodología de trabajo ha sido esencial para el éxito del proyecto.
Establecer unos OKR es como observar una brújula que te indica la dirección a seguir. Para llegar a la meta final, todos los departamentos y equipos deben trabajar unidos. La información centralizada de los proyectos, la comprensión de sus dependencias y las perspectivas que aportan cada uno de los profesionales optimizan los resultados finales.
La adaptación y ajustes realizados en Jira para reflejar esta metodología de trabajo ha sido esencial para el éxito del proyecto.
Hemos tomado más conciencia de la estrategia. Ahora el equipo sabe cómo su día a día alimenta el plan operativo
Alba Escribano
Scrum Master
Los resultados
Después de varios meses trabajando bajo el asesoramiento de Adaptavist en la optimización de herramientas de despliegue agile y la sincronización con los OKRs de la entidad, estos fueron los resultados:
- Creación de 10 nuevos proyectos Agile, con Sprints y tableros Scrum.
- Personalizaciones de cada uno de los 10 proyectos adaptándolos a cada una de sus circunstancias.
- Automatización de los proyectos y distribución del trabajo siguiendo la metodología OKR. De esta manera, el equipo centra su atención y tiempo en las tareas verdaderamente importantes.
- Clarificar la forma en que varían las tareas según se asignen a cada profesional en relación a la responsabilidad que tiene cada uno.
- Visualización de un Plan Operativo que detalla la estrategia mediante la medición correcta de los OKR.
- Para medir mejor los OKR, creamos íntegramente desde Adaptavist una funcionalidad específica personalizada a los objetivos de HOGAR SÍ, ya que cuando empezamos a desarrollar el proyecto las herramientas Atlassian no incluían esa funcionalidad.
Datos del proyecto
42 personas trabajando actualmente en el proyecto
30.000 tickets abiertos a lo largo del proyecto
42 retos y 117 metas en OKRs
Conclusión
Todo el proceso, de principio a fin, se ha personalizado y adaptado a las circunstancias de HOGAR SÍ siguiendo todos los cambios que el equipo demandaba.
El proyecto ha evolucionado conforme se avanzaba en objetivos, hasta el punto de que los trabajadores se organizan de forma independiente. En su madurez, el papel de Adaptavist se centra principalmente en tareas de soporte, resolución de dudas y aconsejar sobre planificación o costes.
Sin embargo, no ha estado exento de retos. Nos topamos con varios intentos de desarrollo que no cuajaron. Tuvimos que cambiar de rumbo varias veces para ajustar las herramientas Atlassian a los resultados que esperaba el cliente.
Sin embargo, supimos superar las dificultades gracias a la escucha activa y al diálogo constante entre ambas partes. Gracias a este entendimiento entre cliente y proveedor, el proceso de implementación, adaptación y el diseño de la estrategia de HOGAR SÍ liderado por Adaptavist ha resultado exitoso, si bien, nos queda todavía por delante el reto de hacer aún más visual toda la arquitectura para el total de la entidad.
Debido al trabajo y al abordaje conjunto con Adaptavist, HOGAR SÍ ha mejorado la adaptación de su trabajo diario Agile a sus particularidades específicas.
Por tanto, hemos podido optimizar la gestión ágil de la organización. desde la estrategia general hasta las tareas individuales y cotidianas de los equipos funcionando en agile. Con nuestra asesoría hemos marcado la diferencia en cómo HOGAR SÍ organiza internamente su gestión del trabajo.
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