Non solo pianificazione della forza lavoro ma ottimizzazione dei processi HR grazie agli strumenti Atlassian
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Non solo pianificazione della forza lavoro ma ottimizzazione dei processi HR grazie agli strumenti Atlassian
Michael Rudenko
24 aprile 2025
12 min di lettura
Michael Rudenko
24 aprile 2025
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Razionalizzare il processo di pianificazione della forza lavoro
Facilitare la collaborazione e la comunicazione tra i diversi team.
Allineare la pianificazione forza lavoro agli obiettivi strategici
La pianificazione della forza lavoro si è trasformata in una funzione complessa che va ben oltre l'assunzione di personale. Oggi richiede di fare tutto il necessario per garantire che l'organizzazione abbia accesso ai talenti, alle competenze e alle capacità giuste per raggiungere gli obiettivi attuali e futuri. Secondo un recente rapporto di Korn Ferry, oltre 85 milioni di posizioni potrebbero non essere coperte entro il 2030, il che rende imperativo per i team HR avere una posizione lungimirante sulla pianificazione e gestione olistica della forza lavoro.
Ma il fatto è che, per la maggior parte delle organizzazioni, occuparsi e garantire una pianificazione della forza lavoro di alto livello a lungo termine diventa spesso un incubo logistico. Senza gli strumenti giusti, tenere il passo con le mutevoli esigenze aziendali, tracciare le pipeline di talenti e allineare le decisioni sulla forza lavoro con la strategia aziendale complessiva diventa una battaglia in salita per la maggior parte dei team HR. I metodi tradizionali, che prevedono l'uso di fogli di calcolo disarticolati, l'affidamento a infiniti flussi di lavoro di approvazione e la lotta contro priorità di assunzione non allineate, non aiutano. Al contrario, tendono a far crollare anche le unità con le migliori intenzioni. È qui che si rivela utile affidarsi al sistema di lavoro di Atlassian, che unisce business e tecnologia.
L'uso degli strumenti Atlassian aiuta i team HR a semplificare la pianificazione della forza lavoro, a migliorare la collaborazione tra i vari reparti e a garantire che ogni decisione di assunzione supporti il successo aziendale a lungo termine. Vi chiedete come? In questo blog condivideremo i modi in cui gli strumenti Atlassian possono aiutare i team HR a trasformare la pianificazione della forza lavoro da un processo caotico a un vantaggio strategico.
Come sfruttare gli strumenti Atlassian per ottimizzare la pianificazione della forza lavoro
A differenza della percezione comune, gli strumenti tecnologici di Atlassian, come Jira, Confluence e Loom, non servono solo per la gestione dei progetti IT. Al contrario, possono contribuire a migliorare la gestione del lavoro mettendo insieme i team tecnologici e aziendali per accelerare i progressi e aumentare l'efficacia del team. I team delle risorse umane possono utilizzare questi strumenti in diversi modi per migliorare e semplificare i flussi di lavoro di pianificazione della forza lavoro. Vediamo alcuni di essi:
1. Razionalizzare il processo generale di pianificazione della forza lavoro
Una solida strategia di pianificazione della forza lavoro richiede ai membri del team HR di tenere traccia di molteplici elementi in movimento, dai piani di assunzione alla mobilità interna e allo sviluppo delle competenze. Questi team devono garantire una visibilità completa sulle esigenze attuali e future della forza lavoro, mantenendo i flussi decisionali agili e orientati ai dati. Senza un sistema strutturato, la gestione degli aspetti dinamici può diventare rapidamente caotica.
L'utilizzo degli strumenti Atlassian può aiutare a superare questo caos nei seguenti modi:
- Jira: i team HR possono utilizzarlo per automatizzare e creare flussi di lavoro personalizzati che tengano traccia delle attività di pianificazione della forza lavoro, come le esigenze di assunzione, le approvazioni dei ruoli, la mobilità interna e le tempistiche di onboarding. Le dashboard possono fornire visibilità in tempo reale sulle pipeline di assunzione, assicurando che nulla vada perso.
- Confluence: può fungere da base di conoscenza dinamica per archiviare piani di lavoro, politiche di assunzione, organigrammi e tabelle di marcia per lo sviluppo dei dipendenti in una posizione centrale. In questo modo i team delle risorse umane e della leadership possono accedere facilmente alle informazioni cruciali e aggiornarle in tempo reale, senza dover scavare in un archivio infinito di file sparsi. Inoltre, le lavagne di Confluence, con funzioni quali note adesive, strumenti di disegno e modelli, offrono ai team uno spazio interattivo per fare brainstorming, pianificare e visualizzare idee in modo collaborativo.
- Rovo può aiutare i team delle risorse umane a prendere decisioni proattive e basate sui dati, utilizzando gli insight dell'intelligenza artificiale per evidenziare le tendenze chiave della forza lavoro. Rovo è in grado di segnalare i colli di bottiglia nelle assunzioni, di prevedere le esigenze future dei talenti e di far emergere i dati rilevanti per la pianificazione della forza lavoro. In questo modo è possibile ottimizzare le strategie di assunzione e supportare migliori decisioni sui talenti.
Un esempio di ottimizzazione della pianificazione della forza lavoro con gli strumenti Atlassian:
Immagina un'azienda in rapida crescita. Ogni reparto può inviare le proprie richieste di assunzione come ticket Jira e quindi passare attraverso le fasi di approvazione organizzata e di sourcing. I responsabili delle assunzioni possono monitorare in tempo reale i progressi delle assunzioni, risolvendo rapidamente eventuali colli di bottiglia. Nel frattempo, Confluence può fungere da archivio per le linee guida di assunzione e le descrizioni delle mansioni, garantendo l'allineamento di tutte le parti interessate. I team possono integrare Jira e Confluence per condividere le informazioni senza soluzione di continuità, assicurando che tutto fili liscio senza interminabili tira e molla e senza che i compiti vengano tralasciati nel processo.
2. Facilitare la collaborazione e la comunicazione tra i diversi team
La moderna gestione delle risorse umane non opera in modo isolato. Un'adeguata pianificazione della forza lavoro oggi richiede il contributo di vari responsabili di reparto, della finanza e della leadership. Affidarsi ad approcci tradizionali, come e-mail sparse, fogli di calcolo e riunioni non strutturate, porta spesso a un disallineamento, a un processo decisionale lento e a una perdita di contesto.
L'utilizzo degli strumenti Atlassian può contribuire a migliorare la collaborazione nei seguenti modi:
- Confluence: i team delle risorse umane possono utilizzarlo come unica fonte di verità per documentare in modo centralizzato le strategie di pianificazione della forza lavoro, gli obiettivi di assunzione e gli aggiornamenti delle policy. Mantenere una intranet accessibile può semplificare il lavoro, consentendo agli stakeholder di rivedere, commentare, suggerire modifiche e tenere traccia delle revisioni. Con tutte le informazioni aziendali in uno spazio unificato, superare gli errori di comunicazione o le lacune comunicative può essere facile.
- Jira Service Management: l'uso di Jira Service Management può consentire ai team delle risorse umane di assicurarsi di ricevere tutte le informazioni necessarie in anticipo e di tenere traccia delle richieste in modo efficiente. I dipendenti e i manager dei vari team possono presentare richieste strutturate relative alla forza lavoro, come trasferimenti interni, esigenze di formazione o cambiamenti di ruolo. I team HR possono quindi agire su di esse e monitorare i progressi in modo strutturato.
- Loom: compiti come la spiegazione di processi HR complessi o la condivisione di report di pianificazione della forza lavoro spesso richiedono molto tempo. Dopotutto, raramente questi compiti possono essere svolti via e-mail. I team HR possono risparmiare tempo utilizzando Loom per registrare rapidi aggiornamenti video invece di organizzare riunioni. Questo può contribuire a ridurre il sovraccarico di riunioni e a garantire l'allineamento di tutti.
Un esempio di collaborazione più fluida con gli strumenti Atlassian:
Supponiamo che un team HR voglia migliorare la trasparenza e l'allineamento sugli obiettivi di sviluppo dei talenti. Può utilizzare Confluence per documentare le strategie di pianificazione della successione e i quadri di sviluppo della carriera in una posizione centrale. I team di leadership possono rivedere i piani in qualsiasi momento e fornire input direttamente in Confluence. Inoltre, l'uso dei video di Loom può facilitare la spiegazione delle politiche HR o dei piani di cambiamento della forza lavoro senza dover partecipare a lunghe riunioni.
3. Allineare la pianificazione della forza lavoro agli obiettivi strategici generali
oggi la pianificazione della forza lavoro non può essere reattiva. Al contrario, una strategia proattiva deve allineare le decisioni sulle assunzioni e sulle risorse con gli obiettivi aziendali a lungo termine, come sottolineato anche da Atlassian Teamwork Collection. In caso contrario, gli sforzi delle risorse umane possono risultare scollegati dalle priorità dell'organizzazione, con conseguente errata allocazione delle risorse, carenza di talenti o eccesso di personale nelle aree sbagliate.
Gli strumenti Atlassian possono aiutare ad allineare la pianificazione agli obiettivi strategici nei seguenti modi:
- Jira: l'utilizzo di Jira consente ai team HR di collegare le attività di pianificazione della forza lavoro direttamente agli obiettivi strategici aziendali. Ad esempio, può aiutare a mappare le iniziative di assunzione rispetto agli obiettivi di espansione, assicurando che le risorse siano assegnate alle regioni e ai reparti giusti.
- Confluence: Confluence può fungere da archivio a lungo termine per i piani della forza lavoro. L'utilizzo di questo strumento consente ai team HR e di leadership di monitorare i progressi, modificare le priorità e mantenere l'allineamento strategico. L'aggiornamento regolare può garantire che la pianificazione della forza lavoro rimanga dinamica anziché statica.
- Advanced Roadmaps in Jira: le roadmap avanzate di Jira possono fornire una visione di alto livello delle iniziative di forza lavoro. Possono anche rendere più gestibile la pianificazione delle esigenze di talento a lungo termine, lo sviluppo delle competenze e la successione tra più team.
Un esempio di migliore allineamento strategico grazie agli strumenti Atlassian:
Supponiamo che un'azienda stia pianificando un'espansione internazionale. Il team delle risorse umane sta lavorando a una tabella di marcia che delinea le iniziative chiave per la forza lavoro, come l'assunzione di talenti locali, i controlli di conformità e i programmi di formazione culturale. Possono utilizzare Jira per monitorare la preparazione della forza lavoro su questi fronti. Gli aggiornamenti possono poi essere documentati in Confluence, per garantire che la leadership abbia piena consapevolezza del piano di preparazione della forza lavoro.
Vuoi trasformare i tuoi processi di pianificazione della forza lavoro in operazioni strategiche strutturate e basate sui dati?
Una pianificazione efficace della forza lavoro è fondamentale per costruire un'organizzazione resiliente e pronta per il futuro. Sfruttando gli strumenti Atlassian, potete superare i processi obsoleti e adottare un approccio strutturato, collaborativo e strategico alla gestione della forza lavoro. Ricordate che non si tratta solo di adottare nuovi strumenti, ma di trasformare i vostri processi HR in operazioni ben organizzate, guidate dagli insight e orientate agli obiettivi.
Se vuoi migliorare la pianificazione della forza lavoro, aumentare l'efficienza e allineare le strategie dei talenti agli obiettivi aziendali, gli strumenti Atlassian e la guida esperta di Adaptavist possono aiutarvi.
Vuoi saperne di più su come gli strumenti Atlassian possono aiutare i team HR a trasformare la pianificazione della forza lavoro e a implementarla? Contattaci oggi stesso per avere soluzioni su misura che si adattino alle esigenze della tua organizzazione.
Scritto da
Responsabile consulenza EMEA
Dopo essersi ritirato dal Royal Army Dental Corps, Michael ha guidato progetti importanti per il NHS e per le Olimpiadi di Londra 2012. Con più di 30 anni di esperienza, promuove fiducia, collaborazione ed efficienza e si contraddistingue in contesti complessi di agility, DevOps e gestione del lavoro.
Gestione del lavoro
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