Mitarbeiterplanung, aber besser: HR-Prozesse optimieren
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Mitarbeiterplanung, aber besser: HR-Prozesse optimieren
Michael Rudenko
24. April 2025
12 Min. Lesezeit
Michael Rudenko
24. April 2025
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1. Straffung des gesamten Personalplanungsprozesses
2. Erleichterung einer reibungsloseren Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams.
3. Anpassung der Personalplanung an die allgemeinen strategischen Ziele.
Die Personalplanung hat sich zu einer komplexen Funktion entwickelt, die weit mehr umfasst als nur die Einstellung von Mitarbeitern. Heute erfordert sie alles, was notwendig ist, um sicherzustellen, dass die Organisation Zugang zu den richtigen Talenten, Fähigkeiten und Kapazitäten hat, um sowohl ihre aktuellen als auch zukünftigen Ziele zu erreichen. Laut einem aktuellen Bericht von Korn Ferry könnten bis 2030 über 85 Millionen Stellen unbesetzt bleiben, was es für HR-Teams unerlässlich macht, eine vorausschauende Haltung zur ganzheitlichen Personalplanung und -verwaltung einzunehmen.
Doch hier ist die Tatsache: Eine erstklassige Personalplanung für die langfristige Zukunft sicherzustellen, wird für die meisten Organisationen oft zu einem logistischen Albtraum. Ohne die richtigen Werkzeuge wird es für die meisten HR-Teams zu einem schwierigen Unterfangen, mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen Schritt zu halten, Talentpipelines zu verfolgen und Personalentscheidungen mit der Gesamtstrategie des Unternehmens in Einklang zu bringen. Traditionelle Methoden, wie unzusammenhängende Tabellenkalkulationen, das Verlassen auf endlose Genehmigungsabläufe und der Kampf gegen nicht abgestimmte Einstellungsprioritäten, sind dabei nicht hilfreich. Stattdessen neigen sie dazu, selbst die wohlmeinendsten Einheiten zu beeinträchtigen. Hier kommt das System von Atlassian ins Spiel, das Geschäft und Technologie kombiniert.
Der Einsatz von Atlassian-Tools hilft HR-Teams, die Personalplanung zu vereinfachen, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen zu verbessern und sicherzustellen, dass jede Einstellungsentscheidung den langfristigen Geschäftserfolg unterstützt. Neugierig, wie das funktioniert? In diesem Blog teilen wir Möglichkeiten, wie Atlassian-Tools HR-Teams dabei helfen können, die Personalplanung von einem chaotischen Prozess in einen strategischen Vorteil zu verwandeln.
Wie man die Atlassian-Tools zur Optimierung der Mitarbeiterplanung einsetzt
Entgegen der landläufigen Meinung sind die technischen Tools von Atlassian, wie Jira, Confluence und Loom, nicht nur für das IT-Projektmanagement gedacht. Vielmehr können sie das Work Management verbessern, indem sie Technologie- und Geschäftsteams zusammenbringen, um den Fortschritt zu beschleunigen und die Effektivität des Teams zu steigern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie HR-Teams diese Tools nutzen können, um deine Personalplanungs-Workflows zu verbessern und zu vereinfachen. Lass uns einige davon durchgehen:
1. Straffung des gesamten Personalplanungsprozesses
Eine solide Personalplanungsstrategie erfordert, dass HR-Teammitglieder mehrere bewegliche Teile verfolgen, von Einstellungsplänen über interne Mobilität bis hin zur Kompetenzentwicklung. Diese Teams müssen vollständige Transparenz über die aktuellen und zukünftigen Personalbedürfnisse sicherstellen und gleichzeitig ihre Entscheidungsprozesse agil und datengetrieben halten. Ohne ein strukturiertes System kann die Verwaltung der dynamischen Aspekte schnell chaotisch werden.
Der Einsatz von Atlassian-Tools kann helfen, dieses Chaos auf folgende Weise zu überwinden:
- Jira: HR-Teams können es nutzen, um benutzerdefinierte Workflows zu automatisieren und zu erstellen, die Aufgaben der Personalplanung verfolgen, wie z. B. Rekrutierungsbedarfe, Rollenfreigaben, interne Mobilität und Onboarding-Zeitpläne. Dashboards bieten Echtzeit-Einblick in die Einstellungspipelines, sodass nichts durch die Maschen fällt.
- Confluence: Es kann als dynamische Wissensdatenbank dienen, um Personalpläne, Einstellungspolitiken, Organisationsdiagramme und Entwicklungspläne für Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu speichern. Dadurch können HR- und Führungsteams wichtige Informationen in Echtzeit abrufen und aktualisieren, ohne in einem endlosen Archiv verstreuter Dateien suchen zu müssen. Zusätzlich bieten Confluence Whiteboards mit Funktionen wie Haftnotizen, Zeichenwerkzeugen und Vorlagen einen interaktiven Raum, in dem Teams gemeinsam Ideen entwickeln, planen und visualisieren können.
- Rovo: kann HR-Teams dabei helfen, proaktive, datengetriebene Entscheidungen zu treffen, indem es KI-Einblicke nutzt, um wichtige Personaltrends hervorzuheben. Rovo kann Einstellungsengpässe aufzeigen, zukünftige Talentbedarfe vorhersagen und relevante Daten zur Personalplanung bereitstellen. Dies kann Einstellungsstrategien optimieren und bessere Talententscheidungen unterstützen.
Ein Beispiel für die Optimierung der Personalplanung mit Atlassian-Tools:
Stelle dir ein schnell wachsendes Unternehmen vor. Jede Abteilung kann ihre Rekrutierungsanfragen als Jira-Tickets einreichen und dann durch die Schritte der organisierten Genehmigung und Beschaffung gehen. Einstellungsmanager können den Fortschritt in Echtzeit überwachen und schnell Engpässe lösen. In der Zwischenzeit kann Confluence als Speicher für Einstellungshinweise und Stellenbeschreibungen dienen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Teams können Jira und Confluence integrieren, um den Informationsaustausch nahtlos zu gestalten und sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft, ohne endloses Hin und Her und ohne dass Aufgaben im Prozess übersehen werden.
2. Erleichterung einer reibungsloseren Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Teams.
Modernes HR-Management agiert nicht isoliert. Eine ordnungsgemäße Personalplanung erfordert heute Input von verschiedenen Abteilungsleitern, der Finanzabteilung und der Führungsebene. Die Abhängigkeit von traditionellen Ansätzen wie verstreuten E-Mail-Threads, Tabellenkalkulationen und unstrukturierten Meetings führt oft zu Fehlanpassungen, langsamen Entscheidungsprozessen und verlorenem Kontext.
Der Einsatz von Atlassian-Tools kann die Zusammenarbeit auf folgende Weise verbessern:
- Confluence: HR-Teams können es als zentrale Informationsquelle nutzen, um ihre Personalplanungsstrategien, Einstellungsziele und Richtlinienaktualisierungen zu dokumentieren. Die Pflege eines zugänglichen Intranets kann die Arbeit vereinfachen, indem es den Stakeholdern ermöglicht, Dokumente zu überprüfen, Kommentare abzugeben, Änderungen vorzuschlagen und Überarbeitungen nachzuverfolgen. Mit allen Unternehmensinformationen an einem einheitlichen Ort können Missverständnisse oder Kommunikationslücken leicht überwunden werden.
- Jira Service Management: Der Einsatz von Jira Service Management ermöglicht es HR-Teams, sicherzustellen, dass sie alle notwendigen Informationen im Voraus erhalten und Anfragen effizient verfolgen können. Mitarbeiter und Manager aus verschiedenen Teams können strukturierte Anfragen im Zusammenhang mit der Personalplanung einreichen, wie z. B. interne Versetzungen, Schulungsbedarfe oder Rollenänderungen. HR-Teams können dann auf diese reagieren und den Fortschritt in einer strukturierten Weise verfolgen.
- Loom: Aufgaben wie das Erklären komplexer HR-Prozesse oder das Teilen von Berichten zur Personalplanung werden oft zeitaufwendig. Schließlich können diese Aufgaben selten per E-Mail erledigt werden. HR-Teams können Zeit sparen, indem sie Loom verwenden, um schnelle Video-Updates aufzunehmen, anstatt Meetings zu organisieren. Dies kann dazu beitragen, die Meeting-Überlastung zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Ein Beispiel für eine reibungslosere Zusammenarbeit mit Atlassian-Tools:
Angenommen, ein HR-Team möchte verbesserte Transparenz und Abstimmung bei den Zielen der Talententwicklung. Sie können Confluence nutzen, um Nachfolgeplanungsstrategien und Karriereentwicklungsrahmen an einem zentralen Ort zu dokumentieren. Führungsteams können ihre Pläne jederzeit überprüfen und direkt in Confluence Feedback geben. Darüber hinaus können Loom-Videos das Erklären von HR-Richtlinien oder Personaländerungsplänen erleichtern, ohne lange Meetings abhalten zu müssen.
3. Anpassung der Personalplanung an die allgemeinen strategischen Ziele.
Heutzutage kann die Personalplanung nicht reaktiv sein. Stattdessen muss eine proaktive Strategie die Einstellungs- und Ressourcenentscheidungen mit den langfristigen Geschäftszielen in Einklang bringen – dies wird auch in der Atlassian Teamwork Collection betont. Ohne diesen Ansatz können HR-Bemühungen von den Prioritäten der Organisation abgekoppelt werden, was zu fehlgeleiteten Ressourcen, Talentengpässen oder einer Überbesetzung in den falschen Bereichen führen kann.
Atlassian-Tools können helfen, die Planung mit strategischen Zielen in Einklang zu bringen, auf folgende Weise:
- Jira: Der Einsatz von Jira kann HR-Teams befähigen, Personalplanungsaufgaben direkt mit strategischen Geschäftszielen zu verknüpfen. Beispielsweise kann es helfen, Einstellungsinitiativen mit Expansionszielen abzugleichen, um sicherzustellen, dass Ressourcen in die richtigen Regionen und Abteilungen fließen.
- Confluence: Confluence kann als langfristiges Repository für Personalpläne dienen. Der Einsatz ermöglicht es HR- und Führungsteams, den Fortschritt zu verfolgen, Prioritäten anzupassen und die strategische Ausrichtung beizubehalten. Regelmäßige Aktualisierungen können sicherstellen, dass die Personalplanung dynamisch bleibt und nicht statisch wird.
- Advanced Roadmaps in Jira: Die erweiterten Roadmaps in Jira können einen Überblick über Personalinitiativen auf hoher Ebene bieten. Sie können auch die Planung langfristiger Talentbedarfe, Kompetenzentwicklung und Nachfolge über mehrere Teams hinweg erheblich erleichtern.
Ein Beispiel für verbesserte strategische Ausrichtung mit Atlassian-Tools: Angenommen, ein Unternehmen plant eine internationale Expansion. Das HR-Team arbeitet an einer Roadmap, die wichtige Personalinitiativen wie lokale Talentakquise, Compliance-Prüfungen und kulturelle Schulungsprogramme skizziert. Du kannst Jira verwenden, um die Einsatzbereitschaft der Belegschaft in diesen Bereichen zu verfolgen. Diese Aktualisierungen können dann in Confluence dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass die Führungsebene den Plan zur Einsatzbereitschaft der Belegschaft vollständig einsehen kann.
Möchtest du deine Personalplanungsprozesse in strukturierte, datengesteuerte, strategische Abläufe umwandeln?
Effektive Personalplanung ist entscheidend für den Aufbau einer widerstandsfähigen, zukunftsorientierten Organisation. Durch den Einsatz von Atlassian-Tools kannst du überholte Prozesse hinter dir lassen und einen strukturierten, kollaborativen und strategischen Ansatz für das Personalmanagement verfolgen. Denke daran, dass es dabei nicht nur um die Einführung neuer Werkzeuge geht, sondern darum, deine HR-Prozesse in gut organisierte, erkenntnisbasierte und zielorientierte Abläufe zu verwandeln.
Wenn du die Personalplanung verbessern, die Effizienz steigern und Talentstrategien mit den Geschäftszielen in Einklang bringen möchtest, können Atlassian-Tools in Kombination mit der fachkundigen Beratung von Adaptavist helfen.
Möchtest du mehr darüber erfahren, wie Atlassian-Tools HR-Teams dabei helfen können, die Personalplanung zu transformieren und umzusetzen? Kontaktiere uns noch heute für maßgeschneiderte Lösungen, die den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen.
Verfasst von
Head of Consulting EMEA
After retiring from the Royal Army Dental Corps, Michael led major projects for the NHS and the London 2012 Olympics. With 30+ year's experience, he fosters trust, collaboration, and efficiency, and excels in complex agile, DevOps, and work management settings.
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